A Copilot érkezése a Microsoft 365-be forradalmasította a SharePoint Online kezelésének és a lehető legtöbbet kihozásának módját. Akár rendszergazda, webhelytulajdonos vagy kiemelt felhasználó, valószínűleg elgondolkodott már azon, hogyan használhatja a Copilotot szervezete tartalmának intelligensebb és hatékonyabb kezelésére, védelmére és optimalizálására.
Ebben a részletes útmutatóban mindent megtalál, amit a SharePoint Online Copilottal történő kezeléséhez tudnia kell, ötvözve a hagyományos adminisztráció legjavát a mesterséges intelligencia erejével. Mindent lefedünk a tartalom túlburjánzásának szabályozásától kezdve a tulajdonosok kiosztásán, a webhelyek megtisztításán, az ügynökök beállításán és a túlzott megosztás elleni védelemen át a fejlettebb Copilot-trükkökig, amelyek segítenek javítani a szervezet termelékenységét és együttműködését, nem is beszélve az adatvédelmi és biztonsági tippekről.
Miért változtatja meg a Copilot a SharePoint Online adminisztrációját?
A Copilot SharePoint Online-ba integrálása azt jelenti, hogy a Microsoft 365 mesterséges intelligenciájával együttműködve automatizálja az ismétlődő feladatokat, optimalizálja a munkafolyamatokat, és a szervezet adatai alapján megalapozott döntéseket hoz. A termelékenység és a hatékonyság ugrásszerűen megnőtt azáltal, hogy megkérhetjük a Copilotot tartalom létrehozására, összegzésére vagy integrálására, de ahhoz, hogy minden a várt módon működjön, elengedhetetlen, hogy a SharePoint adminisztrációja a kezdetektől fogva jól megtervezett legyen.
Ezért, A kulcs a SharePoint megfelelő előkészítése, a fejlett adminisztrációs szabályzatok létrehozása, az engedélyek áttekintése, valamint a tartalom minőségének és relevanciájának biztosítása., hogy a Copilot „megértse” és csak a helyes információkat férhessen hozzá.
A SharePoint for Copilot speciális adminisztrációjának pillérei
A hatékony SharePoint Online adminisztráció az alapja annak, hogy a Copilot valódi értéket teremtsen vállalkozása számára. Ahogy a Microsoft hivatalos dokumentációjában is javasolja, vannak olyanok is, amelyek… három fő pillér, amelyekre különös figyelmet kell fordítani Mielőtt integrálná a Copilotot a munkafolyamataiba:
- Tartalombővítés kezelése: Alapvető fontosságú elkerülni a fájlok, dokumentumok és webhelyek duplikációját, és biztosítani, hogy minden tartalomnak legyen célja, koherens szerkezete, és egyértelműen azonosított felelősei.
- Hozzáférés-vezérlés és megosztás: Az információk megosztására, módosítására vagy elérésére jogosultak korlátozása kulcsfontosságú a bizalmas adatok védelme és a véletlen szivárgások megelőzése érdekében. A Copilot csak azt láthatja, amire az egyes felhasználóknak engedélyük van.
- Tartalom életciklus-kezelés: Az elavult dokumentumok és webhelyek ronthatják a felhasználói élményt és befolyásolhatják a Copilot eredményeit. Alapvető fontosságú, hogy minden tiszta, naprakész és releváns legyen.
Hogyan optimalizálható a tartalombővítés a SharePointben
A SharePoint exponenciálisan növekedhet, ha nem szabunk meg egyértelmű korlátokat és szabályokat.Ez tucatnyi ismétlődő webhelyhez, olyan fájlokhoz vezethet, amelyekről senki sem tudja, mire valók, és irányítási problémákhoz. Itt működik együtt a speciális adminisztráció és a Copilot a felhasználói élmény optimalizálása érdekében:
- Meghatározza a tartalom létrehozásának és ellenőrzésének folyamatait: Útmutatást ad a webhelytulajdonosoknak, hogy csak a legszükségesebbeket hozzák létre, és rendszeresen ellenőrizzék az általuk kezelt dokumentumokat és oldalakat.
- Kerülje az ismétlődéseket: Használja a SharePoint auditálási eszközeit és jelentéseit a duplikált tartalom észleléséhez, és tegyen lépéseket a felesleges tartalom egyesítéséhez vagy törléséhez.
- Képzést és támogatást nyújt: A Copilot segíthet a gyakori kérdések megválaszolásában, és hatékony tartalomkészítési folyamaton keresztül segítheti a felhasználókat, de győződjön meg arról, hogy mindenki ismeri a szervezet általános szabályait.
Engedélyek és információmegosztás szabályozása
Az egyik legnagyobb kockázat, amikor a Copilot csatlakozik egy szervezethez, az, hogy olyan információkhoz férhet hozzá vagy terjeszthet, amelyekhez nem kellene. Alapértelmezés szerint a Copilot minden felhasználótól engedélyt kér, de ha valaki túl sokat osztott meg valamit, a mesterséges intelligencia azt is látni fogja.A következők alapján kell cselekedned:
Globális és webhelyenkénti megosztási beállítások
- Az alapértelmezett megosztási beállítások áttekintése: Korlátozd a globális megosztást adott személyek linkjeire ahelyett, hogy a „külső felhasználók kivételével mindenki” beállítást engedélyeznéd.
- Széles hatókörű jogosultságok elrejtése: Ha lehetséges, tiltsd le az olyan beállításokat, mint a „Mindenki”, hogy egyetlen végfelhasználó se osszon meg véletlenül túl sok tartalmat.
- Kérje meg a webhelytulajdonosokat, hogy kezeljék a hozzáférési kérelmeket: Így biztosíthatod, hogy mindig legyen valaki, aki felelős minden egyes megosztott tartalomért.
Eszközök a túlzott megosztás azonosítására és kezelésére
A Microsoft a következő használatát javasolja: speciális jelentések a SharePointban hogy azonosítsák azokat az oldalakat, ahol túlzott mértékben osztanak meg tartalmat, ami veszélyeztetheti a biztonságot és az irányítást. Két fő jelentéstípus létezik:
- Tevékenységalapú jelentések: Elemezik a webhelyen leggyakrabban használt jogosultságtípusokat (pl. „Mindenki, kivéve a külső felhasználókat”, „Bárki, aki rendelkezik a linkkel” stb.), és segítenek a kritikus pontok észlelésében.
- Alapjelentések: Egy meghatározott küszöbértékhez képest kiértékelik a hozzáféréssel rendelkező felhasználók számát, hogy azonosítsák az ajánlott küszöbérték feletti hozzáféréssel rendelkező webhelyeket. Ezek generálhatók PowerShell használatával a SharePoint Online modullal.
Webhelyek és tartalmak automatikus hibakeresése és tisztítása
Az inaktív webhelyek vagy az elavult tartalom felhalmozódása nemcsak bonyolítja az adminisztrációt, hanem negatívan befolyásolhatja a Copilot által nyújtott válaszokat is.Ha vannak olyan régi dokumentumok vagy webhelyek, amelyekhez senki sem fér hozzá, a Copilot irreleváns adatokat szolgáltathat, vagy túllépheti az adatvédelmi korlátokat. Ehhez:
- Inaktív webhelyekre vonatkozó utasítások végrehajtása: Beállíthat olyan szabályokat, amelyek automatikusan azonosítják azokat az oldalakat, amelyek egy adott ideig nem láttak semmilyen tevékenységet. Az oldalak tulajdonosai értesítéseket kapnak, és jelezhetik, hogy továbbra is szükség van-e rájuk.
- Szűrés és jelentéskészítés kevesebb mint öt perc alatt: A SharePoint segítségével gyorsan jelentést készíthet a lebukott webhelyekről, és a Copilot segítségével is értelmezheti az adatokat, és javaslatokat tehet a beavatkozásokra.
- Meghatározza az elimináció fázisait: Ha a webhelyekre már nincs szükség, tegye őket írásvédetté, és készítse elő archiválásra a Microsoft 365-ben, amely a beállításaitól függően 3, 6, 9 vagy 12 hónapra archiválható.
A webhelytulajdonosok hozzárendelése és érvényesítése
Elengedhetetlen, hogy telephelyenként legalább két érvényes tulajdonos legyen. az adminisztráció és a menedzsment folytonossága érdekében. A tulajdonosok felelősek a tartalomhozzáférés felülvizsgálatáért, az inaktív webhelyek megtisztításáért és a biztonsági auditokra való reagálásért. A Microsoft a következőket biztosítja:
- Telektulajdonra vonatkozó irányelvek: Szimulációs módban futtathat egy szabályzatot, hogy megtalálja a kellő számú tulajdonossal nem rendelkező webhelyeket, majd értesítéseket küldjön a felhasználóknak a tulajdonjog átvételére.
- Időszakos frissítés: Állítson be emlékeztetőket a tulajdonosok érvényességének ellenőrzésére, különösen az üzleti szempontból kritikus helyszíneken.
Hozzáférés-vezérlés a Copilot által
Amikor a Copilot válaszol egy lekérdezésre, azt a Microsoft Graph és az egyes felhasználók engedélyei alapján teszi. De Ha nem ellenőrzi, hogy ki láthatja az egyes dokumentumokat, meglepetések érhetik.Ennek monitorozásához és javításához használja:
Webhelyhozzáférési felülvizsgálatok
- A webhelytulajdonosok áttekinthetik a felhasználók és engedélyek listáját: Meg tudják állapítani, hogy a hozzáférés elfogadható-e, vagy korlátozni kell. Ha túlzott hozzáférést észlelnek, a felülvizsgálati bizottság segítségével korrigálhatják azt.
- Speciális adminisztrációs panelek: Lehetővé teszik, hogy egy pillantással áttekinthesd a legsebezhetőbb webhelyeket, és gyorsan intézkedhess, mielőtt a Copilot figyelembe venné őket.
A Copilotra vonatkozó speciális szabályzatok
- Korlátozott hozzáférés-vezérlés (RAC): Korlátozd a hozzáférést bizonyos csoportokra, hogy csak ők tekinthessék meg vagy férhessenek hozzá a tartalmakhoz a Copilot segítségével.
- Korlátozott tartalom (észlelés): Lehetővé teszi a webhely további működését, de megakadályozza, hogy a tartalma megjelenjen a Copilot találatai között vagy a szervezeti keresésben.
Kritikus helyszínek proaktív kezelése
Vannak olyan oldalak, amelyek természetüknél fogva maximális védelmet és ellenőrzést igényelnek. Ezekben az esetekben a Microsoft szigorúbb intézkedéseket javasol.:
- Alkalmazza az RAC-t a webhely életciklusának kezdetétől.
- Használjon korlátozott tartalomészlelést az engedélyek változatlanul hagyásához, de a Copilotnak való kitettség védelméhez.
- Fontolja meg a letöltések blokkolását vagy a hozzáférés korlátozását a kiemelten bizalmas dokumentumokhoz, beleértve a Teams-felvételeket is.
- Alkalmazzon titkosítást kinyerési jogosultságokkal a kritikus dokumentumokon.
Ügynökök kezelése a SharePointben a Copilot segítségével
A SharePointon belül, A Copilot egy ügynökrendszerrel is működik. amelyeket a webhely tagjai létrehozhatnak, szerkeszthetnek és megoszthatnak. Ezek kis, automatizált eszközök vagy egyéni varázslók, amelyek javítják a webhely adminisztrációját:
Ügynökök kezelése és jóváhagyása
- Bármely tag létrehozhat ügynököket: A megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználók létrehozhatják saját ügynökeiket és megoszthatják azokat.
- A webhely tulajdonosai jóváhagyják az ügynököket: Csak jóváhagyott ügynökök jelennek meg minden felhasználó számára, biztosítva az ellenőrzést és a minőséget.
- Alapértelmezett ügynök-hozzárendelés: Kiválaszthatja, hogy melyik ügynök töltődik be alapértelmezés szerint az egyes webhelyeken, így könnyebben hozzáférhet a közös funkciókhoz.
Ügynökök eltávolítása és kezelése
- Az ügynökök a többi fájlhoz hasonlóan törölhetők az .agent fájl elérésével és a helyi menü használatával.
- Az ügynökökkel kapcsolatos további információkért lásd a gyakran ismételt kérdéseket és a hivatalos forrásokra mutató linkeket tartalmazó dokumentációt.
A Copilot engedélyezésének követelményei és lépései a Microsoft 365-ben
Mielőtt a Copilotot használhatná a SharePoint Online webhelyeken, fontos biztosítani, hogy a szervezete megfelel a licencelési és konfigurációs követelményeknek:
- Érvényes másodpilóta engedély: Csak a Microsoft 365 Copilot előfizetéssel rendelkező felhasználók férhetnek hozzá a Copilothoz az alkalmazásokban. Fontos, hogy a megfelelő fiók legyen hozzá társítva.
- Vállalkozások számára előfizetésre lesz szükség, például Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 vagy F3 csomagra, amelyen engedélyezve van a Copilot.
- Helyes adatvédelmi beállítások: Rendkívül fontos, hogy a „Tartalomelemző élmények” és az „Összes csatlakoztatott élmény” beállítások engedélyezve legyenek a Microsoft 365 alkalmazások adatvédelmi részében.
Gyakran ismételt kérdések a Copilotról a SharePoint Online-ban
A Copilot SharePoint-integrációja számos gyakori kérdést vet fel, ezért érdemes áttekinteni néhány fontos pontot:
- Hol jelenik meg a Copilot? Ha rendelkezik a megfelelő licenccel és konfigurációval, a Copilot elérhető a Word, Excel, PowerPoint és Outlook Kezdőlap lapján, valamint magában a SharePoint Online felületén is.
- Ki hozhat létre és használhat ügynököket? Bármely megfelelő jogosultságokkal rendelkező tag létrehozhat ügynököket, de jóváhagyásuk és közzétételük a webhely tulajdonosaitól függ.
- Hogyan szabályozzák az adatvédelmet és a biztonságot? A Copilot csak ahhoz fér hozzá, amit az egyes felhasználók láthatnak, de az engedélyek és szabályzatok beállítása a webhely adminisztrátorának vagy tulajdonosának a felelőssége.
Közelgő fejlesztések: mesterséges intelligencia és szemantikai illesztés
A Microsoft új, mesterséges intelligencia alapú eszközökön dolgozik, például a szemantikai egyeztetésen, hogy megkönnyítse a hasonló mintázatokkal vagy problémákkal rendelkező webhelyek észlelését. Ez lehetővé teszi a teljes környezet elemzését, és a mesterséges intelligencia segítségével olyan helyszíneket találhat, amelyek hasonló kockázatokkal vagy igényekkel rendelkezhetnek, mint amelyeket már azonosított., tovább optimalizálva az információkezelést és -védelmet.
Ezen eszközök és ajánlott gyakorlatok megértése és elsajátítása lehetővé teszi, hogy a legtöbbet hozza ki a Copilot SharePoint Online-nal való integrációjából. A fejlett felügyelet a megfelelő ellenőrzési és tisztítási szabályzatokkal kombinálva sokkal biztonságosabb, optimalizáltabb és produktívabb felhasználói élményt biztosít minden felhasználó számára., minimalizálva a kockázatokat és felruházva a mesterséges intelligenciát valódi szövetségesként a mindennapi munkában. Oszd meg az információt, és több ember fog tudni erről az eszközről..